비즈니스 영어 이메일 가이드
(British English 기준 문장 구성 & 철자 사용)
정중하고 명확한 영어 이메일을 쓰는 방법을 소개합니다.
이메일은 구조가 명확하고 내용이 간결해야 신뢰감이 생깁니다. 아래 순서대로 따라 해 보세요.
✉️ 기본 구조
- Greeting (인사)
- Opening (도입)
- Body (본론)
- Closing (마무리)
- Sign-off (맺음말)
인사말 (Greeting)
예시:
- Dear Mr Smith,
- Dear Ms Johnson,
- Dear Sir or Madam, (받는 사람을 모를 때)
- Dear Team, (부서 전체에게)
설명:
비지니스 이메일은 항상 정중한 인사로 시작합니다.
이름을 알고 있다면 성(last name)을 쓰고, 모를 경우에는 일반적인 호칭을 사용하세요.
"Hi"나 "Hello"는 비즈니스 이메일에선 너무 캐주얼할 수 있지만, 서로 익숙해지고 여러차례 이메일을 주고 받으면 Hi 나 Hello 등으로 시작하는 경우들도 많아요.
도입 (Opening)
예시:
- I hope this email finds you well. (이 이메일이 잘 전달 되기를 바랍니다)
- I’m writing to enquire about… (... 에 대하여 문의드리고자 합니다)
- Thank you for your prompt response. (빠른 답장에 감사드립니다)
- Further to our conversation last week… (지난주 대화에 이어...)
설명:
간단한 안부 인사 후, 이메일을 보내는 이유를 분명하게 전달합니다.
도입 부분에서 예의를 갖추는 표현은 전체 인상을 좋게 만듭니다.
주요 내용 (Main Message)
예시:
- Please find attached the report for your review. (검토용 보고서를 첨부했습니다)
- We would appreciate it if you could confirm the schedule. (일정 확인을 부탁드립니다)
- I should be grateful if you would let me know by Friday. (금요일까지 알려주시면 감사하겠습니다)
- We apologise for any inconvenience caused. (불편을 드려 죄송합니다.)
설명:
이메일의 핵심 내용을 담는 부분입니다. 요청, 확인, 전달사항 등 필요한 정보를 간결하고 정중하게 표현하세요.
“Could you…” “Would you mind…” 같은 표현은 부드럽고 예의 있는 인상을 줍니다.
마무리 문장 (Closing)
예시:
- Should you have any queries, please don’t hesitate to get in touch. (문의사항이 있으면 언제든 연락주세요)
- I look forward to hearing from you. (회신 기다리겠습니다)
- Many thanks in advance for your assistance. (도움주심에 미리 감사드립니다)
- Thank you once again for your attention. (관심가져 주셔서 다시한번 감사드립니다)
설명:
응답을 유도하거나 감사를 표현하면서 자연스럽게 마무리하는 부분입니다.
공손하면서도 너무 부담스럽지 않게 쓰는 것이 중요합니다.
맺음말 (Sign-off)
예시:
- Kind regards,
- Best regards,
- Warm regards
- With best wishes
설명:
이메일의 마지막 인사입니다. 가장 많이 쓰이는 표현은 "Kind regards"로, 격식 있으면서 부드러운 느낌을 줍니다.
맺음말 아래에는 자신의 이름과 직책, 연락처를 간단히 덧붙이면 좋습니다.
✉️ 예시 이메일
Subject: Meeting Room Availability – 13th May
(제목: 5월 13일 회의실 예약 가능 여부 문의)
Dear Ms Thompson,
(톰슨 씨께)
I hope you are well.
(잘 지내고 계시길 바랍니다.)
I’m writing to enquire about the availability of your meeting rooms next Tuesday, 13th May.
(오는 5월 13일 화요일 회의실 예약 가능 여부에 대해 문의드립니다.)
Would you be so kind as to let me know whether Room A is free in the afternoon?
(오후에 Room A 사용이 가능한지 알려주시면 감사하겠습니다.)
Please find attached the provisional agenda for your reference.
(검토를 위한 임시 안건을 첨부했으니 확인바랍니다)
I look forward to your reply.
(회신 기다리겠습니다.)
Kind regards,
Sarah Kim
비지니스 이메일은 목적 전달이 중요합니다. 짧더라도 구조와 톤이 깔끔하면 신뢰도가 높아집니다.